Ett bokningssystem ser färdigt ut när en kund kan välja en tid. För en coach börjar det riktiga arbetet efter klicket: rätt möteslänk, betalning, buffert mellan samtal, ombokning, återstående sessioner och en klienthistorik som går att förstå före nästa möte.

Skilj på bokningstyp och kalenderlucka

Ett introsamtal, en 60-minuters session och en gruppworkshop är inte samma produkt. Varje typ behöver egen:

  • längd
  • plats eller videolänk
  • pris eller gratisstatus
  • tillgänglighet
  • buffert före eller efter
  • framförhållning och sista bokningstid

Veckoschemat är bara grunden. Datumundantag behövs för semester, resor och enstaka extra dagar.

Förhindra dubbelbokning över hela kalendern

Det räcker inte att kontrollera om samma bokningstyp är ledig. En coach kan ha flera typer som använder samma tid. Systemet måste upptäcka krockar över alla bokningar och räkna in buffertar.

Ledigheten bör kontrolleras igen när bokningen sparas. Annars kan två personer som ser samma sista tid boka den nästan samtidigt.

Betalt samtal eller coachingpaket?

En enskild session kan betalas vid bokningen. Ett coachingpaket fungerar annorlunda: kunden köper till exempel sex sessioner och använder en åt gången.

För paket behöver systemet hålla reda på:

  • totalt antal sessioner
  • använda och återstående sessioner
  • giltighetstid
  • vilka tider paketet får boka
  • vad som händer vid avbokning och uteblivet besök

Kunden ska kunna se saldot själv. Du ska inte behöva föra en separat lista i ett kalkylblad.

Direktbokning eller ansökan

Viss coaching passar inte alla. Då är ett ansökningsläge bättre än en öppen kassa. Be om den information du verkligen behöver, läs ansökan och släpp in personen först efter godkännande.

Var tydlig med att en ansökan inte är en bekräftad plats och hur snabbt du återkommer.

Bekräftelse, kalender och påminnelse

Bekräftelsen ska innehålla tid, tidszon, plats eller länk och villkoren för ombokning. En kalenderfil gör att kunden kan lägga in mötet utan att skriva av tiden.

Påminnelsen ska komma tillräckligt nära för att vara användbar men inte vara den enda platsen där länken finns. Vid ombokning ska kalenderposten uppdateras i stället för att skapa en dubblett.

Inför nästa samtal

Det mest värdefulla är ofta kopplingen till klienten: tidigare bokningar, paketets status, köp, kursframsteg och anteckningar. Det är skillnaden mellan ett bokningsverktyg och ett sammanhängande coachingsystem.

Idun Blue har både fristående bokningstyper och coachingpaket med ansökan, sessionssaldo och bokning i medlemsappen. Se bokningssystemet eller coachingpaketen.